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Microsoft Access [ækses] (auch MS Access) ist ein Datenbanksystem, welches die Verwaltung von Daten und die Entwicklung von Datenbankanwendungen ermöglicht. MS Access ist Bestandteil des Microsoft Office Professional-Pakets von Microsoft.
MS Access existiert derzeit in der Version MS Access 2003. MS Access gibt es im Gegensatz zu anderen Office-Programmen von Microsoft nur für Windows.
MS Access speichert die Daten in ein so genanntes mdb-Dateiformat ab, wobei sowohl Elemente der Oberfläche als auch die Datenbanktabellen in einer monolithischen Datei landen. Es ist allerdings möglich, die Tabellendefinitionen und den Datenbestand sowie die Oberfläche in verschiedenen Dateien zu halten. Beim Einbinden bzw. Verknüpfen von externen Tabellen können auch Access-fremde Formate über ODBC angesprochen werden.
Im Gegensatz zu früheren PC-basierenden Datenbanksystemen unterstützt MS Access das Relationale Datenbankmodell. Um extern auf Access-Datenbanken zugreifen, eignet sich am besten die ebenfalls von Microsoft entwickelte ODBC-API.
MS Access mit der Jet-Engine als Datenbank-Backend eignet sich für kleinere bis mittlere Datenbanken. Um den Mehrbenutzerzugriff zu ermöglichen, erfolgen Schreibzugriffe in einer Access-Datenbank immer am Dateiende. Gelöschte oder abgeänderte Elemente bleiben als "Löcher" in der Datei stehen, bis die Access-Datei komprimiert wird. Durch schrittweise erweiterte unter anderem Cache-basierte Zugrifftechniken war es bereits ab Version 1.0 möglich, auch in Netzwerken beachtliche Zugriffsgeschwindigkeiten zu erreichen.
Der Betrieb von Access-Anwendungen im LAN ist jedoch an eine stabile Netzwerkumgebung gebunden. Bereits kleine Aussetzer lassen die Verbindung zum Backend abreissen. Ein Programmneustart ist dann notwendig. In der Praxis sind aber in standardmäßig eingerichten Netzwerken z.B. auf Ethernet-Basis keine größeren Probleme zu erwarten. Für den Einsatz in heterogenen Netzwerken oder gar im WLAN ist Access allerding wegen dieser statusgebundenen Zugriffstechnologie über das Dateisystem nicht geeignet.
Um diese Schwächen zu überwinden, hat Microsoft ab der Version 2000 Access so erweitert, dass Anwendungen direkt auf einer Datenbank, die auf einem SQL-Server betrieben wird, aufgebaut werden können, anstatt sie über ODBC einzubinden. Für diesen Zweck wurde ein neues Datei-Format mit der Endung adp entwickelt und der Dateizugriff von DAO (Data Access Objects) auf das vielseitigere ADO (Active Data Objects) umgestellt. ADO abstrahiert wesentlich stärker von den verwendeten Datenbankquellen als sein Vorgänger und kann daher eine wesentlich höhere Stabilität gewährleisten.
Mit Access wird ab Version 2000 eine kostenfreie Desktop-Version des Microsoft SQL-Servers ausgeliefert, die sich über die Access-Oberfläche verwalten lässt. Daher ist es nicht nötig, eine zusätzliche Programmlizenz zu erwerben. Allerdings sind die Verwaltungsmöglichkeiten stark eingeschränkt, weswegen für größere Projekte die Verwendung des MSSQL-Servers notwendig ist.
Durch die Bereitsstellung von visuellen Programmierobjekten, die speziell in Hinblick auf den Datenbankzugriff optimiert sind, ist es mit Access möglich, innerhalb von kurzer Zeit datenbankbasierte Anwendungen zu erstellen, ohne umfangreiche Programmierarbeiten durchführen zu müssen. Dabei ist es möglich, auf Skripte, die in einer speziellen Makro-Sprache erstellt werden müssen, zurückzugreifen. Um jedoch umfangreichere Anwenungen erstellen zu können, ist in Access eine Entwicklungsumgebung für Visual Basic for Applications integriert. Zur Verbesserung der Geschwindigkeit der Programmausführung kann der auf Basis von VBA erstellte Source-Code kompiliert und zusätzlich als maschinennaher Pseudocode in der Datenbankdatei gespeichert werden.
Zur Erstellung einer Datenbank werden vom Entwickler mehrere Objektarten erstellt:
Wenn Sie mit Access unternehmenskritische Geschäftsabläufe bearbeiten, dann sollten Sie folgendes bedenken: Sie müssen in der Lage sein, diejenigen Geschäftsvorgänge zu rekonstruieren, die zwischen der letzten Datensicherung und dem Absturzzeitpunkt bearbeitet worden sind.
Ein Beispiel: Heute um 13:00 Uhr ist Ihre Datenbank abgestürzt, Sie haben jedoch von gestern Abend 18:00 Uhr eine funktionierende Datensicherung. Seit heute morgen 8:00 Uhr hatten Ihre Mitarbeiter(innen) eifrig kreuz und quer in Ihrer Datenbank Änderungen und Neueintragungen vorgenommen.
Sie können zwar die Datensicherung wiedereinspielen, doch müssen Sie auch irgendwie die am Vormittag gebuchten Änderungen und Neueintragungen nachführen!
Unserer Erfahrung nach können Sie dieses Problem im Vorfeld nur auf zwei Arten lösen:Organisatorisch: indem Sie die Buchungs-Unterlagen eines Tages zunächst einer speziellen Ablage zuführen. Sind Sie nicht in der Lage, dieses Problem organisatorisch zu lösen, so müssen Sie auf MS-Access als Backend verzichten. Access ist prinzipiell nicht gegen irreparable Beschädigungen gefeit (genauso wenig wie andere dateibasierte Datenbanken wie FoxPro, Paradox, dBase etc.). Hier würde sich der Umstieg auf Client-Server-Technik anbieten (MS-SQL-Server, Informix, Oracle, Sybase etc.) Bei diesen SQL-Server-Datenbanken werden bei jeder Änderung sogenannte Logfiles mitgeschrieben, die es ermöglichen, die Datenbank bei einer Beschädigung meist vollständig wiederherzustellen
Make sure that you have a robust file server that can handle the number of users and the requests that are being made to the Microsoft Jet database file. Additionally, make sure that the file server is not overtaxed with handling many other processes, such as acting as a Windows Domain Controller, Exchange Server, and SQL Server. The reason for this recommendation is that a network administrator, or another owner of the server, may reboot the computer to fix a problem with another important service (such as the mail server), or may reboot after applying new software, a service pack, or hotfix, and may forget that the Microsoft Jet database is currently shared on the server. Rebooting the file server will cause unexpected interruption of the client connections to the database and may cause database corruption. To prevent this interrupted client connection, all clients must close the database before the file server is rebooted or before software updates to the file server are applied.
A robust file server must also be placed in a secured location where it cannot be accidentally switched off. The server must have an uninterrupted power supply (UPS) to protect it from intermittent power outages or power fluctuations. The network file server must also have high performance hard drives, a good network card, and plenty of RAM to make sure that the server can handle the load that is placed on it.
Make sure that you have a stable and fast network with solid network connectivity to the network file server. Avoid using Microsoft Jet over a WAN, a modem connection, FTP (or any other less-than-reliable network transport). Because Microsoft Jet is a file-sharing database system, any less-than-reliable network transport increases the chances of a dropped client. This can increase the chance of database corruption.
Dies ist keine Wertung, dies sind lediglich Auszüge aus Beiträgen die im Internet schon veröffentlicht worden sind (SHB 2007).
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